如何處理額外任務(wù)?來(lái)者不拒或直接拒絕，都不是聰明的做法!

　　不屬于自己的工作，到底該不該做?我相信你很多職場(chǎng)人士都在這個(gè)問(wèn)題上猶豫過(guò)，實(shí)際上對(duì)額外任務(wù)來(lái)者不拒，不僅會(huì)在短期內(nèi)造成人際關(guān)系緊張、自身工作壓力過(guò)大的危機(jī)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，還會(huì)對(duì)自己的職業(yè)生涯發(fā)展造成隱患和障礙，那么如何對(duì)待而外任務(wù)呢?

　　曾幾何時(shí)，我聽(tīng)從了老前輩們掛在嘴邊的“年輕人多干活對(duì)自己有好處”之類的教導(dǎo)，擠著笑臉、硬著頭皮、憋著悶氣接下了不少不屬于自己職責(zé)范圍的工作任務(wù)。如果你問(wèn)我：干完那些額外任務(wù)有什么收獲?我會(huì)老實(shí)地對(duì)你說(shuō)：收獲是有的，但傳說(shuō)中的能力和技能的提升只是其中一小部分，最大的收獲是搞明白了前輩們的教導(dǎo)其實(shí)是很忽悠人的。

　　剛巧不久前有個(gè)參加微博公開(kāi)課的同學(xué)提了一個(gè)關(guān)于“如何處理額外任務(wù)”的問(wèn)題，我就拿他的故事為例子給大家分享一下我的心得吧。

　　提問(wèn)的同學(xué)說(shuō)：我是一個(gè)職場(chǎng)新丁，三周前一位工作比我早8年的前輩交給我一個(gè)任務(wù)。當(dāng)時(shí)我正在忙一個(gè)項(xiàng)目，就對(duì)他說(shuō)要是急的話，就找別人做吧。對(duì)方說(shuō)不急，你啥時(shí)候有空啥時(shí)候做。盡管他這么說(shuō)，我還是謹(jǐn)慎地問(wèn)他是否有完成期限，對(duì)方說(shuō)沒(méi)有。

　　誰(shuí)知三周過(guò)后，那前輩就來(lái)催了，說(shuō)因?yàn)榉N種原因活兒必須盡快搞定。這可讓我頭大了，因?yàn)楦蛇@活兒需要一點(diǎn)點(diǎn)地找資料，不是一時(shí)半會(huì)兒可以趕出來(lái)的。我不得不放下手頭上其他工作，專門幫這前輩趕工。

　　我覺(jué)得，前輩當(dāng)時(shí)之所以一口咬定事情不急，只是為了讓我接下任務(wù)，一旦我愿意接下，后面就開(kāi)始各種催。如果下次再遇到這種情況，我應(yīng)該怎樣處理呢?

　　看到這位同學(xué)的問(wèn)題，有幾個(gè)同學(xué)熱心地給他出主意，他依然覺(jué)得無(wú)法徹底地解決這個(gè)棘手的難題。因?yàn)樗�的困惑在于，那前輩開(kāi)始時(shí)說(shuō)不急，當(dāng)他接下任務(wù)后，突然改口說(shuō)這件事很急，馬上要跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)云云，讓他猝不及防，有一種別人挖個(gè)坑讓他跳下去的感覺(jué)。

　　額外任務(wù)，不能來(lái)者不拒

　　看完這個(gè)例子，你就不難看出本文開(kāi)頭提到的那種貌似頭頭是道的教誨中含有多少水份了吧?其實(shí)，“多干活有好處”是一個(gè)很籠統(tǒng)很忽悠的觀點(diǎn)。沒(méi)原則、沒(méi)節(jié)制、沒(méi)技巧地多干活，到頭來(lái)即便不累死也落得個(gè)吃力不討好的下場(chǎng)。試想一下，假如那位同學(xué)在前輩的催促下十萬(wàn)火急地幫其趕工，而耽誤了自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，他的直線上司會(huì)怎么看?與他共同負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目的同事會(huì)怎么想?假如他當(dāng)初不答應(yīng)前輩的要求，或者即便答應(yīng)了還是以自己的項(xiàng)目為重不顧前輩的催促按既定步調(diào)工作，那前輩會(huì)怎樣對(duì)待他?會(huì)不會(huì)在別人面前說(shuō)一些對(duì)他不利的話?這種額外塞過(guò)來(lái)的任務(wù)，接不是，不接也不是，真是進(jìn)退兩難、危機(jī)四伏呀!

　　值得大家注意的是，對(duì)額外任務(wù)來(lái)者不拒，不僅會(huì)在短期內(nèi)造成人際關(guān)系緊張、自身工作壓力過(guò)大的危機(jī)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，還會(huì)對(duì)自己的職業(yè)生涯發(fā)展造成隱患和障礙。原因很簡(jiǎn)單，那些找人代勞的人也不是傻瓜吧，什么事能委托給他人什么事得自己親手掌控他們分辨不出來(lái)嗎?能夠隨意讓他人代勞的事十之八九效益小、附加值低，這種雜事干得再多也不會(huì)對(duì)職業(yè)技能的精進(jìn)帶來(lái)多少實(shí)質(zhì)性幫助。

　　而且，經(jīng)常忙于替別人處理雜務(wù)，就會(huì)無(wú)可避免地占用自己處理正事的時(shí)間，精力和思維。再者，雜活接得越多就越難以拒絕，越難以拒絕就越接越多越演越烈，形成”剪不斷理還亂“的惡性循環(huán)。

　　因此，長(zhǎng)期對(duì)別人塞過(guò)來(lái)的事務(wù)來(lái)者不拒，勢(shì)必分散自己的注意力、降低自己的時(shí)間利用率、稀釋自己的專業(yè)技能、損害自己的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

　　如何處理額外任務(wù)?

　　那么，是不是說(shuō)咱們應(yīng)該一概拒絕所有額外任務(wù)，埋頭專注于自己的本職工作呢?不是的，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就搬出“all or nothing”的態(tài)度，它不夠成熟，也不夠理智。來(lái)者不拒的危害，我在前面分析過(guò)了，而一概拒絕的壞處也是可想而知的。一個(gè)在工作中不愿對(duì)別人施以援手的人，等于在自己周圍筑起一堵高墻把自己困在其中，隔絕了與他人建立關(guān)系以及讓自己多作嘗試的可能，最終作繭自縛孤立無(wú)援。

　　我們需要明白的是，各種額外任務(wù)不期而至是職場(chǎng)中的一種常態(tài)。只要咱們懂得適當(dāng)周旋妥善處理，就不會(huì)被沒(méi)必要沒(méi)價(jià)值甚至有風(fēng)險(xiǎn)的額外任務(wù)所累，也不會(huì)錯(cuò)過(guò)有意義有價(jià)值甚至有發(fā)展?jié)摿Φ墓ぷ鳈C(jī)會(huì)。

　　下面，我分享一下自己琢磨出來(lái)的應(yīng)對(duì)額外任務(wù)的邏輯和方法吧。它有三個(gè)步驟：

　　1、明確界限

　　弄清楚兩個(gè)界限：一、自身職責(zé)范圍;二，你與對(duì)方的工作關(guān)系。

　　工作業(yè)績(jī)總是與工作職責(zé)掛鉤的。企業(yè)中每個(gè)崗位的責(zé)任，是通過(guò)完成自身職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)，為自己所在的部門創(chuàng)造業(yè)績(jī)。因此，你的職責(zé)范圍以及你所在部門的職能范圍就是用來(lái)區(qū)分哪些活該干哪些活不該干的道界限。微博課上有一個(gè)同學(xué)說(shuō)，在她剛開(kāi)始工作的時(shí)候，曾經(jīng)因?yàn)閹椭�其他team的同事干活，而招致自己的主管不滿。我也曾經(jīng)毫不客氣地批評(píng)過(guò)一個(gè)不假思索就幫其他部門做事，終因能力不濟(jì)搞出亂子讓我去收拾的下屬。盲目地幫助別人，只會(huì)讓自己陷入里外不是人的尷尬境地。

　　工作任務(wù)總是與工作關(guān)系掛鉤的。把額外任務(wù)塞給你的人是誰(shuí)?是上司還是同事?是部門內(nèi)的同事，還是部門外的同事?是合作關(guān)系強(qiáng)的同事，還是合作關(guān)系弱的同事?是花錢買公司的產(chǎn)品為公司帶來(lái)利潤(rùn)的客戶，還是收取公司的費(fèi)用為公司提供服務(wù)的供應(yīng)商?這些關(guān)系之中，孰輕孰重，必須掂量清楚。

　　2、了解期望

　　既然別人把一件事交托給你，不管這件事是大還是小，他都會(huì)有一定的期望。沒(méi)弄清楚對(duì)方的期望就把活接下來(lái)，就等于埋下一顆不定時(shí)炸彈，以后事情的發(fā)展將不受你的控制。拿前面的案例來(lái)說(shuō)，同學(xué)在接受前輩交給的任務(wù)之前，一再詢問(wèn)任務(wù)的完成時(shí)限，對(duì)方只有一個(gè)答案——不急，而后面卻改口了。大家有沒(méi)有想過(guò)，這種變化的根源，除了有可能是前輩故意說(shuō)好話讓同學(xué)把任務(wù)接下之外，還存在其他的可能性，比如說(shuō)：

　　1. 前輩當(dāng)時(shí)還沒(méi)想好這件任務(wù)需要在什么時(shí)候完成;

　　2. 前輩認(rèn)為，需要馬上完成的事情才叫急，而他可以給這位小輩三周的時(shí)間，這就叫不急;

　　3. 前輩本來(lái)也認(rèn)為這件事情不急，可后來(lái)事態(tài)的發(fā)展或者領(lǐng)導(dǎo)的要求超出了他的估計(jì)

　　為了有效地降低不確定性，盡量把不可控變成可控，你就需要在接受任務(wù)之前充分地了解對(duì)方的期望。所謂“充分了解”，就是從多個(gè)維度向?qū)Ψ剿魅⌒畔ⅰ＿@里可以使用一個(gè)簡(jiǎn)單實(shí)用的信息收集方法——5W2H。

　　when = 什么時(shí)候開(kāi)始，什么時(shí)候結(jié)束;

　　what= 要做些什么，達(dá)到什么效果;

　　where = 在哪里做;

　　who = 與哪些人聯(lián)系、向哪些人請(qǐng)示、和哪些人合作;

　　why = 做這件事的目的是什么;

　　how = 以何種方式、流程或者技術(shù)手段來(lái)做;

　　how much = 預(yù)算成本是多少

　　你的提問(wèn)，不是在為難對(duì)方，更不是拒方

　　，而是在幫助對(duì)方理清思路。你問(wèn)得越細(xì)對(duì)方就想得越清楚。說(shuō)不定有了你的提問(wèn)，對(duì)方才發(fā)現(xiàn)自己的想法還不成熟，他需要回頭整理一下，再過(guò)來(lái)找你幫忙。

　　在了解期望的過(guò)程中，你需要根據(jù)自己的實(shí)際情況，逐一審視這些期望。然后誠(chéng)懇地告訴對(duì)方，哪些期望你可以辦到，哪些你辦不到，以便對(duì)方進(jìn)行考慮和選擇。

　　3、達(dá)成協(xié)議

　　當(dāng)你完成了步，知道這件額外的任務(wù)，不會(huì)與自己的本職工作以及部門的利益和原則產(chǎn)生沖突;然后你又完成了第二步，明確了那些你力所能及，又符合對(duì)方期望的事項(xiàng)。接下來(lái)就是第三步了，把你與對(duì)方商定的事情變成協(xié)議。

　　所謂“定協(xié)議”，不是讓你正兒八經(jīng)地與對(duì)方簽一份合同，而是發(fā)一封郵件給對(duì)方。這封郵件的內(nèi)容是一個(gè)action plan，告訴對(duì)方你打算如何完成這個(gè)任務(wù)。這樣做不但看起來(lái)順理成章，而且顯得你做事既負(fù)責(zé)又細(xì)致。聰明的你自然會(huì)明白，這是用白紙黑字的方式把雙方商定的各種要素確定下來(lái)。對(duì)于你來(lái)說(shuō)，這是一種自我保護(hù)機(jī)制。

　　如果把任務(wù)交給你的人是你的上司，把這封郵件發(fā)給他就行了;如果對(duì)方是一個(gè)同事，不管他與你是不是在同一個(gè)部門，你都要把這封郵件抄送給你的直線上司。這樣做不單是表達(dá)對(duì)直線上司的尊重，也是對(duì)你的一種保護(hù)機(jī)制。上司成了這個(gè)協(xié)議的見(jiàn)證人，對(duì)方想變卦也沒(méi)那么容易了。

　　即便像前面的案例那樣，對(duì)方突然對(duì)完成時(shí)限的要求發(fā)生了變化，作為知情人的上司也可以幫助進(jìn)行調(diào)劑。假如發(fā)生了什么意外狀況的話，說(shuō)不定上司還可以給你額外的指導(dǎo)或幫助呢。

　　當(dāng)別人把額外任務(wù)塞給你的時(shí)候，你可以試試這三步：一、明確界限;二、管理期望;三、達(dá)成協(xié)議，從而過(guò)濾掉那些不該接的活兒，并且在那些該接的活兒上設(shè)置有效的自我保護(hù)機(jī)制。